Il plain language si avvale di tecniche mirate a ottenere testi di facile lettura. Non si tratta di vere e proprie regole, ma di semplici linee guida che garantiscono la comprensibilità di un testo.

Innanzitutto, tendenzialmente, il plain language usa verbi in forma attiva, ma non esita a ricorrere alla forma passiva quando è appropriata. Le frasi risolte con verbi in forma attiva anziché passiva o impersonale sono più immediate. Inoltre costringono chi scrive a esprimere il soggetto dell’azione, e questo è sempre un elemento di chiarezza e assunzione di responsabilità.

Il plain language utilizza un lessico comune, familiare alla maggior parte delle persone. Attinge il più possibile dal vocabolario di base, l'insieme minimo di parole che garantisce la possibilità di comunicare.

Mette finalmente al bando i vecchi amici dei burocrati: gli arcaismi (testé, quantunque, all'uopo), i latinismi (ex lege, protempore, ad personam), le espressioni che sanno di carta bollata e di ceralacca (il summenzionato, lo scrivente, il dichiarante).

Di fronte a una coppia di sinonimi sceglie quello meno ricercato (andare, arrivare, trovare piuttosto che recarsi, giungere, reperire).

Preferisce le parole concrete alle espressioni astratte, vaghe o eufemistiche (meglio impiegati che risorse umane).

Non eccede con gli acronimi e le abbreviazioni. Se usa una sigla, ne indica il significato per esteso almeno la prima volta che compare.

Limita il più possibile l'uso di termini tecnico-specialistici e spiega con parole semplici quelli di cui non può fare a meno.

Le frasi

Adoperare parole comuni non basta: una frase può risultare di difficile comprensione anche per la sintassi, per il modo in cui le parole sono combinate tra loro.
Il plain language dà alle frasi una struttura semplice, che il lettore possa facilmente elaborare: soggetto, verbo, complemento.

È conciso: predilige le frasi brevi (non oltre le 20-25 parole) e non dice in molte parole ciò che potrebbe dire con una (non dice alla luce delle considerazioni sopra esposte, quando basta un semplice quindi).

Non concentra troppe informazioni in un'unica frase. Lega le frasi con rapporti di coordinazione piuttosto che di subordinazione, evita di incapsulare le proposizioni una nell'altra.

Preferisce la forma attiva a quella passiva, quella affermativa a quella negativa (meglio permettere che non vietare), l’indicativo al congiuntivo (evita, quindi, le congiunzioni che richiedono quest’ultimo: usa anche se piuttosto che sebbene), i verbi ai sostantivi corrispondenti (dice perché mancano i fondi, non a causa della mancanza di fondi: evita, cioè, la nominalizzazione).

Preferisce i soggetti animati a quelli inanimati. I soggetti animati sono quelli che rimandano a persone, o insiemi di persone, in carne e ossa (cittadini, pensionati, contribuenti, studenti...) che vengono chiamati a fare qualcosa. Sono invece inanimati i soggetti che si riferiscono a obblighi, operazioni, apparati . Usando un soggetto inanimato, in genere si deve fare ricorso a verbi in forma passiva. Di conseguenza tutto diventa più rarefatto e distante.
(es. Invece di “Il versamento va effettuato dai soggetti interessati entro il...” è meglio “Le persone interessate devono fare il versamento entro..”)

Il testo

Al livello dell'organizzazione generale del testo, le informazioni non vengono presentate in ordine casuale, ma disposte secondo un criterio preciso, che può essere logico, cronologico, gerarchico o di altro genere, purché aiuti il lettore a seguire il filo del discorso.

Un testo lungo (per esempio corrispondente a una cartella dattiloscritta) scritto in modo continuo, e magari senza neppure gli a-capo, risulta ostile anche alla percezione immediata e non invoglia alla lettura. E’ quindi consigliabile articolare i testi di una certa consistenza in brani scanditi da titoli ed eventualmente sottotitoli, che fanno un po’ da linea guida per la lettura. Tra l’altro, questo serve anche a chi scrive perché lo induce a dare un migliore ordinamento logico ai contenuti da esprimere. Generalmente la sequenza logica degli argomenti va dal generale al particolare.
L'informazione principale precede, di preferenza, quelle secondarie o di dettaglio, le conclusioni sono fornite prima delle motivazioni (è la cosiddetta struttura "a piramide rovesciata").

Il testo è frammentato in paragrafi brevi: nulla è più indigesto al lettore che un grosso blocco compatto di parole, fitto fitto, senza interruzioni. Ogni paragrafo corrisponde a un'unità concettuale, contiene, cioè, informazioni tra loro omogenee.

Titoli, sottotitoli, didascalie, parole chiave evidenziate e altri elementi di contorno al testo (il cosiddetto paratesto) orientano il lettore, costituendo una sorta di segnaletica stradale del
discorso. Un difetto tipico della burocrazia è quello di scrivere titoli lunghissimi che pretendono di riassumere tutto quello che dice un testo. Oppure titoli che girano intorno a un oggetto senza arrivare a identificarlo. O ancora, titoli pieni di riferimenti normativi che non esprimono nulla di immediatamente comprensibile.
Un titolo non deve essere né un riassunto né un rebus, ma la sintesi estrema di un contenuto, che si può sempre esprimere in poche parole, chiare e concrete.
E’ buona regola contenere il titolo entro una riga.
Ampio il ricorso agli elenchi puntati o numerati: la struttura a lista permette di isolare le informazioni e di presentarle in modo ordinato.
Si fa un adeguato uso di connettivi (principalmente congiunzioni e certi avverbi), che garantiscono la coesione del testo, esplicitano i rapporti (di causa, contrasto, unione, ecc.) fra le sue parti e fanno, in un certo senso, da guida nella lettura.

Frequenti gli esempi, che consentono al lettore di afferrare in concreto un concetto sfuggente se enunciato solo in termini astratti; le parafrasi, che riformulano con parole più semplici un'idea già espressa, o la presentano da un'angolazione diversa; i riassunti, che aiutano il lettore, distratto dai dettagli, a non perdere la visione d'insieme.