La scrittura non è solo rispetto della forma, elaborazione di parole per esprimere in modo asettico un pensiero. E' a tutti gli effetti un atto di relazione: come si scrive un messaggio è a volte più importante del contenuto stesso. Il web da questo punto di vista può diventare un'insospettata trappola perché porta spesso in evidenza le ambiguità e le ridondanze del linguaggio.

Un esempio classico è il linguaggio usato dalle pubbliche amministrazioni che presenta, si sa, numerose caratteristiche che lo rendono inadatto a comunicare efficacemente con i cittadini: parole antiquate, termini tecnici, inutili neologismi, sigle indecifrabili, un periodare tortuoso, una cattiva gestione dell'informazione. Per il suo carattere ampolloso e quasi criptico, questo linguaggio si è guadagnato l'appellativo, tra ironico e spregiativo, di burocratese, ed è da sempre bersaglio, insieme ai suoi parenti prossimi (l'aziendalese, il politichese, il sindacalese, etc.), di critiche e parodie.

Fortunatamente nell'era di Internet e dei mercati globali gran parte della Pubblica Amministrazione e anche le grandi imprese, cominciano a comprendere il ruolo e la funzione strategica che riveste la comunicazione, e quindi la scrittura, nei siti web. Le aziende devono parlare e comunicare, farsi capire dai clienti, dai fornitori, dalle altre aziende, dalle istituzioni.
Comunicare non è stato più un lusso, ma una necessità.
La competizione si è fatta molto più spinta. Avere dei buoni professionisti, degli ottimi prodotti, dei servizi di qualità non serve se non lo si fa sapere in giro, se non lo si comunica nel modo più efficace e attraverso i canali giusti.

Così, accanto ai criteri di usabilità e accessibilità, è importante introdurre come fattore di controllo anche la comprensibilità , che non è affatto garantita dai primi due: chi gestisce l’informazione e la comunicazione sul web o crea pagine e siti specifici, deve non solo garantire che un sito sia accessibile a tutti, facile da navigare, ma anche comprensibile nei contenuti che esprime.
Ebbene: esiste un tipo di linguaggio che si può considerare l'antitesi del burocratese e nasce proprio in reazione ad esso. Si tratta del plain language – cioè un linguaggio chiaro, semplice, che trasmette al lettore informazioni in possesso dello scrittore nel modo più semplice ed efficace possibile.

Scrivere in plain language significa individuare tutte e solo le informazioni di cui il lettore ha bisogno, per poi organizzarle ed esporle in modo che abbia buone probabilità di comprenderle.
Idealmente, il lettore dovrebbe riuscire a capire il testo alla prima lettura.

Il plain language è la lingua ordinaria, che si sforza di assomigliare a quella usata nella conversazione quotidiana senza,tuttavia, arrivare a coincidere con essa, perché le differenze tra oralità e scrittura non si possono eliminare del tutto, né è desiderabile farlo. È un linguaggio moderno, vicino all'uso, immune da espressioni gergali, dotte, desuete o rare, e coadiuvato da un'impostazione grafica che agevola la lettura.

Più che uno stile, il plain language è un processo cioè un modo di procedere per approssimazioni successive fino a ottenere il prodotto voluto: un testo adeguato al ricevente.

Questo processo si articola, grosso modo, in tre fasi:
1. la progettazione (planning), in cui si pianifica ciò che si dirà: si identificano i destinatari e le loro esigenze, si definisce lo scopo della comunicazione, e, su queste basi,si raccolgono e si organizzano le informazioni;
2. la stesura del testo (drafting), in cui si dà forma linguistica e grafica al piano precedentemente elaborato, applicando determinate tecniche che favoriscono la leggibilità;
3. la revisione (editing), in cui si verifica l'efficacia di ciò che si è scritto, possibilmente testandolo su lettori reali, e si apportano, se necessario, le opportune modifiche.

Il principio cardine del plain language è che chi emette il messaggio deve calarsi nei panni dei lettori, e adattare quello che deve dire alle loro esigenze e capacità di comprensione.
Chi scrive deve, sostanzialmente, porsi due domande sul lettore:

1. che cosa ha bisogno di sapere?
2. che cosa è in grado di capire?

La risposta alla prima domanda permetterà di selezionare le informazioni rilevanti per il lettore, scartando quelle superflue, che appesantirebbero inutilmente il testo. In base alla risposta alla seconda domanda, si cercherà di presentare le informazioni selezionate in modo che il lettore le possa facilmente comprendere. Il testo viene realizzato commisurandolo alle presunte conoscenze possedute dal destinatario (linguistiche ed extralinguistiche).